Administrarse



Administrarse

Por: Gabriel Zaid

Tomado de: Letras Libres

Se han publicado miles de libros sobre c贸mo administrarse con eficacia (logrando los prop贸sitos) y eficiencia (al menor costo posible). Tal abundancia muestra que el tema tiene demanda, y tambi茅n que tiene muchos 谩ngulos.

Son infinitas las situaciones particulares. No es f谩cil sistematizar. Cada persona es un mundo de ambiciones, limitaciones, deberes, circunstancias. Cuando se estudian las operaciones industriales para administrarlas mejor, las variables son muchas, pero no tantas como en la vida personal.

Conviene distinguir entre rutinas (llegar de la casa al trabajo), proyectos (abrir un negocio, sacar una maestr铆a) y acciones desconectadas (recuperar una maleta).

Las rutinas son secuencias repetitivas, y eso abre la oportunidad de mejorarlas. Justifica observar y analizar. El an谩lisis cuesta (digamos, media hora), pero ahorrar un minuto en lo que se repite 3,000 veces ahorra una semana. No s贸lo eso: Ganar un minuto en el quir贸fano puede salvar la vida de un paciente. Reducir un minuto el tr谩mite en una ventanilla puede acortar la cola.

Los proyectos est谩n en el otro extremo: absorben cientos o miles de horas en actividades convergentes a un punto final. Tal volumen justifica el an谩lisis. Ganar tiempo en la actividad que tarda m谩s (la ruta cr铆tica) permite adelantar la fecha de terminaci贸n del proyecto. Estudiar los diversos requisitos puede ahorrar costos y mejorar la calidad.

El an谩lisis de acciones y recursos con respecto a un objetivo se practica desde hace milenios. Es de origen militar. Los comandantes desarrollaron la inteligencia estrat茅gica, t谩ctica y administrativa para las circunstancias. Las estrategias aparecieron milenios antes de que fueran tema de estudio universitario. La palabra griega strateg贸s significaba "comandante". El arte de la guerra del general chino Sun Tzu (siglo VI a. C.) se estudia hoy como un cl谩sico de la administraci贸n.

Hay mejoras que se logran combinando (hacer dos cosas en el mismo viaje), cambiando (el lugar de operaci贸n, la fecha, el momento, los utensilios, la divisi贸n del trabajo, las personas), simplificando, previendo, preparando. Pero lo m谩s contundente de todo es eliminar, no mejorar. Hay rutinas y proyectos que persisten por inercia. Tuvieron sentido, pero ya no lo tienen; a pesar de lo cual siguen costando tiempo y recursos.

El pa铆s est谩 lleno de tr谩mites y proyectos innecesarios, que no sirven para nada o tienen una utilidad que no justifica el costo. Especialmente lamentables son los absurdos de los cuales hay conciencia, pero no manera de evitarlos, por intereses creados o imposici贸n legal o social. Algunos se imponen por error bien intencionado o imitaci贸n de otros pa铆ses. As铆 sucede con el Hoy No Circula, un despilfarro may煤sculo de capital.

Entre los miles de libros publicados, hay dos muy breves y recomendables: How to live on 24 hours a day de Arnold Bennett sobre rutinas y How to avoid work de William J. Reilly sobre proyectos.

El de Bennett contrasta las 40 horas semanales de trabajo con las restantes 128, que son el triple, pero se administran con menor cuidado.

El de Reilly recomienda cuidar las d茅cadas futuras, no s贸lo el d铆a de hoy. Alguna vez lo consult贸 un polic铆a descontento con su trabajo. Despu茅s de explorar sus aficiones, deseos y capacidades, le hizo ver que la mejor combinaci贸n con su empleo no era tirarlo a la basura ni vivir frustrado. Era aprovecharlo como entrenamiento para llegar a ser un abogado penalista con la ventaja competitiva de una experiencia policiaca que muy pocos tienen. Tom贸 cursos nocturnos, a partir de los cuales lo ascendieron, etc茅tera. As铆 un proyecto indeseable o fallido puede reciclarse como capital en un proyecto de largo plazo m谩s satisfactorio.

Suele admirarse a la gente que "sabe lo que quiere". Cuando Carl von Clausewitz (De la guerra) escribi贸 que "la guerra es la continuaci贸n de la pol铆tica por otros medios" no estaba diciendo, como algunos creen, que las decisiones pol铆ticas deben imponerse por las buenas o por las armas, sino algo muy distinto. Si tomas una plaza que no necesitas, tu victoria es absurda. La guerra no es un fin en s铆 mismo, es uno de los medios posibles en la realizaci贸n de un proyecto pol铆tico. Si no sabes lo que quieres, has perdido la guerra, aunque ganes muchas batallas.

Pero 驴qu茅 querer? La literatura sobre c贸mo administrarse dice c贸mo lograr lo que se quiere, pero no qu茅 querer. Es un tema de otra literatura: la de Buda, S贸crates y Jes煤s.


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