Administrarse
Administrarse
Por: Gabriel Zaid
Tomado de: Letras Libres
Se han
publicado miles de libros sobre c贸mo administrarse con eficacia (logrando los
prop贸sitos) y eficiencia (al menor costo posible). Tal abundancia muestra que
el tema tiene demanda, y tambi茅n que tiene muchos 谩ngulos.
Son
infinitas las situaciones particulares. No es f谩cil sistematizar. Cada persona
es un mundo de ambiciones, limitaciones, deberes, circunstancias. Cuando se
estudian las operaciones industriales para administrarlas mejor, las variables
son muchas, pero no tantas como en la vida personal.
Conviene
distinguir entre rutinas (llegar de la casa al trabajo), proyectos (abrir un
negocio, sacar una maestr铆a) y acciones desconectadas (recuperar una maleta).
Las rutinas
son secuencias repetitivas, y eso abre la oportunidad de mejorarlas. Justifica
observar y analizar. El an谩lisis cuesta (digamos, media hora), pero ahorrar un
minuto en lo que se repite 3,000 veces ahorra una semana. No s贸lo eso: Ganar un
minuto en el quir贸fano puede salvar la vida de un paciente. Reducir un minuto
el tr谩mite en una ventanilla puede acortar la cola.
Los
proyectos est谩n en el otro extremo: absorben cientos o miles de horas en
actividades convergentes a un punto final. Tal volumen justifica el an谩lisis.
Ganar tiempo en la actividad que tarda m谩s (la ruta cr铆tica) permite adelantar
la fecha de terminaci贸n del proyecto. Estudiar los diversos requisitos puede
ahorrar costos y mejorar la calidad.
El an谩lisis
de acciones y recursos con respecto a un objetivo se practica desde hace
milenios. Es de origen militar. Los comandantes desarrollaron la inteligencia
estrat茅gica, t谩ctica y administrativa para las circunstancias. Las estrategias
aparecieron milenios antes de que fueran tema de estudio universitario. La
palabra griega strateg贸s significaba "comandante". El arte de la
guerra del general chino Sun Tzu (siglo VI a. C.) se estudia hoy como un
cl谩sico de la administraci贸n.
Hay mejoras
que se logran combinando (hacer dos cosas en el mismo viaje), cambiando (el
lugar de operaci贸n, la fecha, el momento, los utensilios, la divisi贸n del
trabajo, las personas), simplificando, previendo, preparando. Pero lo m谩s
contundente de todo es eliminar, no mejorar. Hay rutinas y proyectos que
persisten por inercia. Tuvieron sentido, pero ya no lo tienen; a pesar de lo
cual siguen costando tiempo y recursos.
El pa铆s est谩
lleno de tr谩mites y proyectos innecesarios, que no sirven para nada o tienen
una utilidad que no justifica el costo. Especialmente lamentables son los
absurdos de los cuales hay conciencia, pero no manera de evitarlos, por
intereses creados o imposici贸n legal o social. Algunos se imponen por error
bien intencionado o imitaci贸n de otros pa铆ses. As铆 sucede con el Hoy No
Circula, un despilfarro may煤sculo de capital.
Entre los
miles de libros publicados, hay dos muy breves y recomendables: How to live on
24 hours a day de Arnold Bennett sobre rutinas y How to avoid work de William
J. Reilly sobre proyectos.
El de
Bennett contrasta las 40 horas semanales de trabajo con las restantes 128, que
son el triple, pero se administran con menor cuidado.
El de Reilly
recomienda cuidar las d茅cadas futuras, no s贸lo el d铆a de hoy. Alguna vez lo
consult贸 un polic铆a descontento con su trabajo. Despu茅s de explorar sus
aficiones, deseos y capacidades, le hizo ver que la mejor combinaci贸n con su
empleo no era tirarlo a la basura ni vivir frustrado. Era aprovecharlo como
entrenamiento para llegar a ser un abogado penalista con la ventaja competitiva
de una experiencia policiaca que muy pocos tienen. Tom贸 cursos nocturnos, a
partir de los cuales lo ascendieron, etc茅tera. As铆 un proyecto indeseable o
fallido puede reciclarse como capital en un proyecto de largo plazo m谩s
satisfactorio.
Suele
admirarse a la gente que "sabe lo que quiere". Cuando Carl von
Clausewitz (De la guerra) escribi贸 que "la guerra es la continuaci贸n de la
pol铆tica por otros medios" no estaba diciendo, como algunos creen, que las
decisiones pol铆ticas deben imponerse por las buenas o por las armas, sino algo
muy distinto. Si tomas una plaza que no necesitas, tu victoria es absurda. La
guerra no es un fin en s铆 mismo, es uno de los medios posibles en la
realizaci贸n de un proyecto pol铆tico. Si no sabes lo que quieres, has perdido la
guerra, aunque ganes muchas batallas.
Pero 驴qu茅
querer? La literatura sobre c贸mo administrarse dice c贸mo lograr lo que se
quiere, pero no qu茅 querer. Es un tema de otra literatura: la de Buda, S贸crates
y Jes煤s.
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